2人工作室的自動接單術：沒寫程式也能輕鬆導入 AI
摘要
經營小型團隊常常得身兼多職，自動接單似乎是遙不可及的大企業專利。其實，即使不會寫程式，也能利用現成工具與 AI 技術，讓 2 人工作室如虎添翼。本文以貼近實務的案例故事，展示如何用最低門檻自動化流程，把更多心力放在客戶和專業上。
本週小故事：露西與阿傑的身心靈小館
工作現場的現實磨練
露西和阿傑，一對經營身心靈療癒工作室的創業夥伴，每天要面對的不是只有課程排程，還有 LINE 預約、臉書私訊、IG 詢問、email 報名⋯⋯忙到常漏單、回覆不及，不僅自己累，還偶爾被客戶誤會。 他們不是程式高手，對「AI」只有模糊印象，也以為自動接單是科技公司或飯店級大企業才有的東西。直到某個週末，一位老客戶開玩笑：「你們有沒有自動回覆啊？要不然我下次可能就訂不到啦！」這才動念：小店能不能也自動化一點兒呢？
探索自動化的第一步
他們嘗試上網搜尋關鍵字「自動預約工具」、「無料自動回覆」⋯⋯發現很多零程式基礎就能用的外掛服務，比如 Google 表單自動串聯到行事曆、Line 官方帳號 + chatbot 外掛模組、Facebook Messenger 的簡易預約自動化，每一個步驟都有影片教學。 於是試著把這些工具串起來：預約用 Google 表單（設提醒通知）、Line 官方帳號設「自動回覆」（即刻告知排程），再用免費小工具 Zapier，將預約內容自動彙整到 Excel 表單，改變了過去一一手動對帳的作業模式。
工具這麼做：無程式新手的 AI 小妙招
用得上、學得快的三種組合
- Google 表單 + 行事曆自動化：建一個限定格式的預約表單，客戶填完自動發 email 通知和行事曆提醒；就算只有兩個人在管理，也不怕漏接。
- Line/FB Messenger 機器人外掛：不需寫 code，只要拖拉式設計問題與回答，客人深夜也能預約。彼此還能即時收到提醒，不影響休息時間。
- 簡易 Zapier / Make 工作流程：透過『如果…那麼…』邏輯，把 Line、Google 表單與 Excel 串起來。例如有新預約就自動建立一筆資料、發訊息。不需寫程式，照著教學就能設定。 許多服務都提供入門免費版，能試做一輪找到最適合自己的搭配。
舉一反三：客戶溝通也變專業
不必再反覆和客戶確認同樣問題，因為自動化的標準化流程確保每個需求都被記錄、公平對待。阿傑說：「現在即使我們出國比賽，也能很快查到預約狀況！」
共鳴與驚喜：原來自動接單不難
參與感來自用得著的成就感
原本覺得資訊化很遙遠的兩人，很意外地只花一個週末就把預約和回覆都串起來。這讓他們有更多時間設計新課程、陪伴學員。 甚至工作室夥伴會互相分享哪個自動化流程最順手，形成共學氣氛。成員也能彈性排班，不再被手機「追著跑」。
AI 導入，不是高牆而是墊腳石
透過這些小工具，露西和阿傑發現 AI 並不只是複雜的黑盒子，而是貼近現實的小幫手。主動解決「漏接訊息」和「人工對帳」的痛點後，更有信心逐步探索數位新趨勢。 事實上，像 Miipath 這類專業團隊，便是協助小店以最省力的方式落實自動化與 AI 日常應用，未來就算要擴大人手或頻道，也能透過更進階的客製服務，保持彈性而不失控。
結語
只要願意嘗試，每個小型組織都能輕鬆用現成工具開啟自動接單新日常。無需寫程式，只要找對方法、搭配可視化 AI 工具，就能翻轉經營體驗、提升工作生活平衡。 如果你也希望自己的團隊不再被重複瑣事拖累，歡迎與 Miipath 顧問聊聊！別讓自動化只停留在想像中，小規模也能專業、也能智慧。